Beursstanden en beursmaterialen: wat is een goede plek?

U wilt met uw beursstand op een beurs aanwezig zijn. U heeft alle beursmaterialen in huis en wilt hiermee een breed publiek bereiken. Als u eenmaal heeft besloten naar een beurs toe te gaan en u weet (ongeveer) hoe groot uw standruimte moet zijn, rijst natuurlijk de vraag wat nou de beste plek is op de beurs van uw keuze. Want de plek die u heeft op de beurs kan van grote invloed zijn op het resultaat van uw beursdeelname, zowel positief (goede plek) als negatief (slechte plek).

Het valt niet altijd mee om aan de hand van de plattegrond al aan te geven wat de beste plekken op een beurs zijn. Als Expo Display Service doen we alleen in Belgie zelf al sinds 1987 mee aan vele beurzen, elk jaar weer. En toch worden ook wij soms weer verrast omdat de situatie anders blijkt te zijn als we dachten.

Andere vragen over beursstanden / beursmaterialen
Lees het onderstaande artikel om te ontdekken hoe u de beste plek voor uw beursstand of beursmaterialen vindt. Heeft u andere vragen over uw beursstand of beursmaterialen? Neem contact op met Expo Display Service.

Keuze van de strategische plekken voor uw beursstand / beursmaterialen
Voor het bepalen van de beste plek voor uw beursmaterialen zijn echter  weldegelijk enkele tips te geven om de meest strategische plek te kiezen. Waar het natuurlijk om gaat is dat op de locatie van uw standkeuze:

1. Ook daadwerkelijk bezoekers rondlopen ( hoe meer hoe beter)
2. uw beursstand opvalt
3. uw beursmaterialen de volle aandacht krijgt van die bezoekers

Het klinkt simpel en dat is het ook. In ieder geval in theorie…

Inschatting voor de beste plaats voor uw beursstand / beursmaterialen maken
Om een inschatting te kunnen maken van de potentieel beste plek voor uw beursstand of beursmaterialen is het in ieder geval belangrijk te kijken naar de onderstaande punten:

• Seminaries/lezingen
• terras/catering op de beursvloer
• attracties
• standen in de loop
• Ruimte rondom uw stand 
• concurrenten

Seminaries/lezingen
Veel beurzen worden gecombineerd met het houden van seminaries en het geven van lezingen over een bepaald onderwerp binnen het vakgebied van de beurs. Deze worden meestal gehouden in een conferentiezaal die zich in directe verbinding met de “beursvloer” bevindt. Veel bezoekers komen juist naar de beurs om daar deel te nemen aan zo’n seminarie. De ruimten direct rondom deze conferentiezaal kunnen dan ook een prima plek zijn voor uw beursstand of beursmaterialen omdat er hier veel “traffic” is.

Terras/catering op de beursvloer
Een ander voorbeeld van zo’n “stop, - of verzamelpunt” is een terras waar hapjes en/of drankjes worden geserveerd. Het bezoeken van een beurs kan vermoeiend zijn, dus plekken waar bezoekers even kunnen zitten, rusten en eten of drinken zijn meestal interessante plekken voor uw beursstand of beursmaterialen omdat zich hier de nodige mensen bevinden. Dat wil overigens nog niet zeggen dat die mensen ook aandacht voor uw beursstand zullen hebben, want dat is weer een ander verhaal…

Attracties
Ook speciale attracties op de beurs die georganiseerd worden door de beursorganisatie of door medestandhouders kunnen zorgen voor extra “traffic” op uw beursstand. Vooral op publieksbeurzen worden vaak veel activiteiten georganiseerd die veel mensen laten stoppen en kijken. Als medestandhouder vlak bij zo’n bedrijf dat een attractie organiseert kunt u hiervan meeprofiteren. Bijzondere acties of attracties worden vaak in overleg met de beursorganisator georganiseerd. Soms moet de beursorganisator hiervoor zelfs toestemming geven. Het kan dan ook geen kwaad hiernaar te vragen.

Beursstanden “in de loop”
Voor hoekstanden (dus standen die aan een zijkant dicht zijn) geldt ze de meeste (het langste) aandacht krijgen als de open zijde van de beursstand “in de loop ligt. Logisch, want alleen op die manier is uw beursstand het langste in beeld. Zou uw beursstand met de gesloten zijkant in de loop liggen dan ziet de bezoeker uw beursstand pas als hij/zij hier vlak bij is (of nog erger, al voorbij is…). 

Het is dus belangrijk te proberen u een beeld te vormen van de”routing van de bezoekers. Nu is nooit met 100% zekerheid te zeggen hoe deze zal zijn, maar over het algemeen geldt dat bezoekers geneigd zijn meer/sneller  aandacht te geven aan beursstanden die aan de rechterkant van de door hun gekozen route liggen. Om die reden zijn de buitenpaden vaak goed. Wel zijn dit over het algemeen de kleinere (standaard) beursstanden.

“Ruimte rondom uw stand”
Hoe meer ruimte er om uw beursstand is en hoe breder de gangpaden eromheen, hoe meer aandacht uw beursstand krijgt. Dit komt voornamelijk omdat de aandacht minder wordt afgeleid van uw beursmaterialen door andere beursstanden/omgeving. 

Het valt echter voor een beursorganisator vaak niet mee om te komen tot een definitieve plattegrond. En daarom wordt er tijdens de periode waarin de standruimten worden verkocht vaak veel geschoven met oppervlakten. Beursstanden worden dan vaak breder en/of dieper verkocht dan in eerste instantie gepland. Dit om zo goed mogelijk te kunnen voldoen aan de wensen van de klant. Door het verschuiven van deze ruimten kunnen ook de gangpaden breder worden of smaller als oorspronkelijk gepland. Liever ruime en brede paden rondom uw beursstand dan smalle gangpaden, is mijn ervaring. Uw beursstand komt veel beter tot zijn recht als er meer ruimte omheen is. 

Concurrenten
Laat u goed informeren waar uw directe concurrenten zich bevinden. En bedenk wat u ervan vind als uw beursstand direct naast of tegenover die van uw concurrent komt te staan. In sommige gevallen probeert de beursorganisator bedrijven die dezelfde business uitoefenen allemaal bij elkaar te plaatsten. Dit met de gedachte dat het voor bezoekers die op zoek zijn naar dergelijke bedrijven gemakkelijker is om een compleet aanbod te zien. En dat is natuurlijk ook zo. De vraag is echter wat u daarvan vindt als standhouder. Vindt u dat prima of staat u zelfs graag direct bij uw concurrent(en), dan is er niets aan de hand. Als dat niet zo is, dring dan liever aan op een andere plek voor uw beursmaterialen. Natuurlijk geldt dit niet voor zeer specialistische “verticale” (vak)beurzen. Daar staat u met louter concurrenten.

Overigens is het mijn ervaring dat beursbezoekers het vaak gênant vinden om, als ze zojuist met bedrijf A hebben staan praten, direct met de buurman bedrijf B te praten om daar ook interesse te tonen in de (vergelijkbare) producten of diensten. Vanuit dat oogpunt bezien is het wellicht beter wat meer afstand te houden tot de beursstand van uw directe concurrent.

Vooraf plattegrond opvragen en locatie bezoeken
Het is dus, gezien bovenstaande punten, absoluut belangrijk vooraf een plattegrond op te vragen om de situatie te bekijken. Ook kan het raadzaam zijn, zeker als het gaat om locaties die niet specifiek gebouwd zijn als beurslocatie, de locatie van tevoren te bezoeken om zo een goede inschatting te kunnen maken over eventuele goede plekken voor uw beursstand, maar zeker ook over plekken die vermoedelijk minder goed zullen zijn. Probeert u ook (als u eenmaal heeft besloten deel te nemen aan de beurs van uw keuze) zo snel mogelijk in te schrijven. Hoe later u zich inschrijft, des te ongunstiger vaak de beschikbare plaatsen voor uw beursstand nog zijn. Ook een goede verstandhouding met de beursorganisator kan u helpen bij het vinden van de beste plek op de beurs.

Tekst: Michel Rijnberg – directeur Expo Display Service Benelux